Werkbonnen in hun eenvoudigste vorm zijn papieren blaadjes waarop de belangrijkste gegevens van een klus worden ingevuld. Een werkbon app is een iets geavanceerder systeem om deze informatie in te vullen, het werken hiermee is een stuk fijner.  

De voordelen van een werkbon app 

Om te beginnen is het lastig om data kwijt te raken wanneer dit meteen na het invullen digitaal opgeslagen wordt. Iedere werknemer heeft altijd toegang tot de bedrijfsserver vanaf elke locatie. Naast de eenvoudige toegang is het zeer praktisch dat er enkel een tablet of telefoon meegenomen hoeft te worden het veld in, een stapel formuliertjes raakt op en dan vergeet een medewerker deze nog wel eens uit te printen. De werkgever heeft bovendien altijd meteen toegang tot de gegevens die net zijn ingevuld door zijn personeel, waardoor het makkelijker wordt om beslissingen te nemen omtrent de bedrijfsvoering. 

Goede software is de basis voor elke digitalisering 

Een werkbonnen app moet veilig zijn en makkelijk werken, een betrouwbare partner zoeken om deze te ontwerpen is daarom noodzakelijk. Hoe beter de app is, des te meer kun je ervan op aan dat deze ook daadwerkelijk altijd te gebruiken is zonder storingen. Het is handig dat de software ook te gebruiken is voor leveranciers en klanten. Zij zouden bijvoorbeeld moeten kunnen communiceren via de werkbonnen die ze van jouw bedrijf over de mail krijgen, door bijvoorbeeld een ingebouwde chatfunctie. Dit is één van de snelste manieren om de vragen van partijen waarmee je samenwerkt, over een levering of opdracht kunt beantwoorden. Aanbieders zoals Insezo hebben dit ingebouwd in hun apps. 

Real-time informatie voor alle betrokkenen 

Zoals gezegd werd, heeft de baas meteen toegang tot de ingevulde werkbonnen in de app. Bovendien komen fouten weinig voor omdat de software de mensen in het veld erop attendeert wanneer velden niet worden ingevuld. De programma’s die informatie voor het bedrijf uit deze gegevens halen hebben veel aan de real-time data, het komt immers overeen met de situatie op dat moment. Het zou zonde zijn wanneer er veel geld en tijd gaat zitten in het analyseren van gegevens om aan de hand daarvan toekomstig beleid te bepalen, dat er verkeerde besluiten worden genomen omdat de data niet klopt. Met een papieren administratie is deze manier van gegevensanalyse dus eigenlijk niet mogelijk, beslissen wordt dan natte vingerwerk.